Jakimi zatem wytycznymi należy się kierować aby nie popełnić błędów i narazić się na to, że nasi odbiorcy nie odpowiedzą na naszą korespondencję? O tym w poniższym artykule!

Zasady mądrej korespondencji biznesowej

Nie każdy posiada wiedzę, która pozwoli wskazać zawsze idealne rozwiązania, my także takowej nie posiadamy, ale niewątpliwie praktyka i doświadczenie pozwoliła nam zgromadzić wiedzę, która powinna Wam pomóc w korespondowaniu z waszymi kontrahentami w taki sposób aby byli zadowoleni (mamy nadzieję). Według naszego uznania powinniście zatem podczas prowadzenia korespondencji zwracać uwagę na takie czynniki jak:

1. Interesująca zajawka w tytule – nie da się ukryć, że to co oryginalne zawsze przyciągało uwagę nie jednego człowieka, podobnież jest i z korenspondecją e-mail. Jeśli nie zapomnicie o tym aby prócz mądrej treści w mailu dodać też fajny, oryginalny i zawierający sedno treści tytuł to możecie liczyć się z większą klikalnością w samą wiadomość, warto o tym pamiętać;

2. Personalizacja – jak wiadomo nikt nie lubi być traktowany anonimowo, a wręcz przeciwnie, każdy lubi jak do kogoś się mówi po imieniu i traktuje jak człowieka, ten element jest równie ważny jeśli chodzi o prowadzenie korenspondecji – tutaj warto jest pamiętać o tym aby nawet w tytule bezpośrednio zwracać się po imieniu do odbiorcy – jeśli masz pełną bazę danych użytkowników, którzy po imieniu i nazwisku się rejestrowali, masz taką możliwość, nie zapomnij o tym;

3. Atrakcyjność wizualna – nie zapomnij o tym, aby Twój e-mail w miarę możliwość był atrakcyjny wizualnie, jeśli masz możliwość tworzyć kroje graficzne pod taką korespondencję, zamiast wysyłać czysty kod HTML, skorzystaj z takiej możliwości abyś wiedział, że odbiorca może też 'podziwiać' walory graficzne treści;

4. Nadawca wiadomości – maile anonimowe mają zdecydowanie mniejszą szansę na odzew i na to, że w ogóle ktokolwiek w nie kliknie, dlatego też warto pamiętać, że jeśli zleca się jakiś mailing firmie zewnętrznej, koniecznie trzeba pamiętać o tym aby widoczne w treści było imię i nazwisko/nazwa firmy oraz dodatkowe dane takie jak profile facebook itp;

5. Tekst prosty, a treść wyczerpująca – jak wiadomo nie kazdy jest odbiorcą z doktoratem „w kieszeni” i zrozumie Twoją kwiecistą, profesjonalną wymogę kogoś kto jest intelektualistą, bądź jest specjalistą w swojej dziedzinie. Pamiętaj zatem aby pisać w miarę prostym i zrozumiałym językiem, nie komplikując w ten sposób łatwego czytania treści;

6. Ortografia i interpunkcja – jeśli chodzi o tego typu korespondencję, wszelkiego rodzaju błędy ortograficzne oraz interpunkcyjne nie są wskazane, niewątpliwie wiadomość skierowana do potencjalnych klientów zawierający choćby odrobinę błędów ortograficznych lub interpunkcyjnych może zniechęcić ich do nawiązania z Tobą współpracy, wszak o czymś to świadczy;

7. Plan maila – warto jest też abyś trzymał się jasno określonego planu, dzięki niemu nie pogubisz się. E-mail taki powinien zawierać: a) Krótki, zwięzły początek, b) Rozwinięcie treści, c) Prośba o reakcję ze strony czytającego – call to action button; d) Podpis i pożegnanie.

Podsumowanie

Jak wiadomo prowadzenie korespondencji jest sprawą prostą, niemniej jednak należy pamiętać o pewnego rodzaju wytycznych, które pozwolą zachować zdroworozsądkowe formy i uzyskać efekt o jaki się stara każdy kierujący jakąś informację biznesową do potencjalnego klienta. Mamy nadzieję, że wskazówki, które wskazaliśmy w tym artykule okażą się być dla Ciebie czytelniku pomocne i w będziesz wiedział jak prowadzić korespondencję, która okaże się być owocna.